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1. Wer spricht grundsätzlich eine Kündigung aus?

Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedarf nach § 623 BGB der Schriftform. Das erfordert, dass das Original der Kündigung mit einer echten Unterschrift versehen wird und so auch dem Arbeitnehmer zugeht.

Unter anderem ist dabei entscheidend, wer die Kündigung unterschreibt. Denn kein Arbeitnehmer darf einfach im Namen des Arbeitgebers einem anderen Arbeitnehmer kündigen.

Im Normalfall unterschreibt „der Arbeitgeber“ die Kündigung selbst. Bei einer Einzelfirma ist der Firmeninhaber, bei Gesellschaften der Geschäftsführer (GmbH, GmbH & Co. KG), der Vorstand (AG) oder der Direktor (SE) zuständig.

Dabei kann es vorkommen, dass mehrere Personen unterschreiben müssen, weil sie nach dem Gesellschaftsvertrag oder dem Gesetz nur zusammen handeln, also kündigen dürfen.

Beispiel: Eine aus 2 Ärzten bestehende Gemeinschaftspraxis (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) will der Arzthelferin kündigen. Da sich ein Arzt im Urlaub befindet, unterschreibt nur der andere. Die Kündigung ist unwirksam, weil die GbR nach dem Gesetz durch ihre Gesellschafter gemeinsam handelt. Ein einzelner Gesellschafter kann daher in der Regel nicht ohne weiteres für die Gesellschaft kündigen. Vielmehr müssen alle Gesellschafter die Kündigung unterschreiben.

Beispiel: Abweichend vom Gesetz dürfen bei der B-GmbH nur beide Geschäftsführer zusammen handeln. Der Altgeschäftsführer will sich von dem Arbeitnehmer trennen. Er weiß, dass der Neugeschäftsführer dies nicht will, und wartet, bis er zu einer Geschäftsreise aufbricht. Dann kündigt er allein. Die Kündigung wäre unwirksam, weil er nicht zur Alleinvertretung berechtigt ist.

2. Kann der Arbeitgeber bei der Kündigung vertreten werden?

Bei Unternehmen, die regional verbreitet sind, kann es ein Problem sein, die notwendige Unterschrift des „Arbeitgebers“ zu erhalten. Denn häufig müssen Fristen eingehalten werden, was nicht möglich ist, wenn der Geschäftsführer abwesend ist.

Dann unterschreibt einfach eine andere Person (Regionalleiter, Filialleiter, Personalleiter) die Kündigung, weil sie gerade anwesend ist. Solche Kündigungen können wirksam sein, wenn die handelnde Person den Arbeitgeber wirksam vertritt bzw. vertreten darf.

3. Wie wird der Arbeitgeber wirksam vertreten?

Das Recht, für den Arbeitgeber zu handeln, ihn also zu vertreten, verleiht der Arbeitgeber dem Handelnden. Das ist etwa bei Prokuristen der Fall, deren Vollmacht (Prokura) sogar im Handelsregister eingetragen wird. Diese Vollmacht ist also öffentlich für jeden nachvollziehbar.

Alle anderen Personen benötigen eine rechtsgeschäftliche Vollmacht. Damit sie für den Empfänger nachvollziehbar wird, muss sie grundsätzlich vorgelegt werden, wenn von ihr Gebrauch gemacht wird. Denn der Kündigungsempfänger soll Klarheit erlangen können, ob überhaupt eine wirksame Vollmacht vorliegt.

Die Vorlagepflicht kann auch einen Geschäftsführer treffen, wenn er abweichend vom Gesellschaftsvertrag zur Alleinvertretung ermächtigt wird.

Beispiel: Im obigen Beispiel erteilt der Neugeschäftsführer dem Altgeschäftsführer trotz Bedenken eine Vollmacht. Der Altgeschäftsführer spricht unter Beifügung der Vollmacht die Kündigung allein aus. Die Kündigung ist wirksam.

Wenn die Kündigung von einem Vertreter unterschrieben wird, muss er der Originalkündigung also eine Vollmacht beifügen. Dabei reicht es nicht, wenn er eine Kopie der Vollmacht mitsendet. Ebenso genügt es nicht, wenn die Vollmacht nicht vom Arbeitgeber stammt. Vielmehr muss die Befugnis zur Kündigung lückenlos bis zum „Arbeitgeber“ durch beiliegende Originale nachverfolgt werden können. Ansonsten kann die Kündigung trotz der beigefügten Vollmachtskopie unwirksam sein.

4. Kann die Kündigung im Auftrag unterschrieben werden?

Nicht selten wird auch „im Auftrag“ unterschrieben. Damit gibt die Person aber keine eigene Erklärung ab. Sie drückt vielmehr aus, dass sie nur im Auftrag einer anderen Person handelt und deren Erklärung wiedergibt bzw. übermittelt. Sie handelt also nur als Bote, Gehilfe oder Beauftragter.

Das Gesetz verlangt aber gerade eine nach außen erkennbare eigene Erklärung, entweder vom Arbeitgeber oder von seinem Stellvertreter. Deswegen reicht diese Formulierung nicht.

5. Was mache ich, wenn die Vollmacht fehlt oder nur in Kopie vorliegt?

Hat anstelle des Arbeitgebers eine andere Person als „Bevollmächtigter“ gekündigt, kann die Kündigung mangels Vorlage einer Vollmacht zurückgewiesen werden. Doch dabei ist Eile und Sorgfalt geboten. Um keinen Fehler zu begehen, sollten Sie einen Fachanwalt für Arbeitsrecht kontaktieren und ihn um Unterstützung bitten.

6. Welche Form muss ich bei der Zurückweisung beachten?

Sie müssen die Kündigung mangels Vorlage einer Vollmacht zurückweisen. Dazu müssen Sie sich an den Arbeitgeber oder den Bevollmächtigten wenden und die Zurückweisung mit der Nichtvorlage der Vollmacht begründen.

Dies kann zwar ohne besondere Form, also auch mündlich, in Textform (z. B. E-Mail), geschehen. Damit Sie die Zurückweisung und deren Zeitpunkt später beweisen können, sollten Sie jedoch schriftlich vorgehen und auch den Zugang sicherstellen.

Übrigens: Lassen Sie die Kündigung durch eine andere Person zurückweisen (z. B. durch Ihren Rechtsanwalt), muss diese Person ebenfalls eine Originalvollmacht beifügen. Sonst kann Ihre Zurückweisung zurückgewiesen werden und damit ggf. dauerhaft verpuffen.

7. Muss ich bei der Zurückweisung eine Frist beachten?

Nach § 174 BGB muss die Zurückweisung der Kündigung „unverzüglich“ erfolgen. Unverzüglich heißt nicht sofort. Vielmehr bedeutet dies, dass die Zurückweisung „ohne schuldhaftes Zögern“ (§ 121 BGB) erfolgen muss. Sie haben also ein wenig - aber nicht viel – Zeit, zu überlegen und sich beraten zu lassen. Denn nach dem Bundesarbeitsgericht (8.12.2011 – 6 AZR 354/10) ist eine Zurückweisung, die später als eine Woche nach der tatsächlichen Kenntnisnahme der Kündigung erfolgt, verspätet.

Wird die Frist überschritten, hat eine Zurückweisung keine Wirkung mehr. Nur unter besonderen Umständen kann die Frist geringfügig überschritten werden.

Beispiel: Die Arbeitnehmerin kann die Zurückweisung aufgrund Bettlägerigkeit nicht binnen einer Woche vornehmen. Um den Zugang sicherzustellen, wartet sie auf ihren Sohn und verzögert die Zurückweisung damit um 2 Tage. Die Überschreitung ist nach dem Bundesarbeitsgericht (5.12.19 – 2 AZR 147/19) unbeachtlich.

8. Welche Rechtsfolge hat die Zurückweisung?

Durch die Zurückweisung wird die Kündigung endgültig unwirksam. Der Fehler kann nicht „geheilt“ werden, indem der Arbeitgeber anschließend eine Vollmacht zusendet. Es kommt nicht darauf an, ob überhaupt eine Vollmacht bestand. Wesentlich ist nur, dass sie nicht mitgesendet worden ist.

Also muss der Arbeitgeber nach Zurückweisung eine völlig neue Kündigung aussprechen. Dafür ist das gesamte Verfahren erneut zu durchlaufen (Z. B. Anhörung des Betriebsrats). Für die Dauer dieses Verfahrens wird das Arbeitsverhältnis also mindestens hinausgezogen. Gerade bei außerordentlichen Kündigungen kann dies enorme Folgen haben.

Beispiel: Der Maschinenführer kündigt dem Arbeitnehmer am 28.2.2021 nach 22-jähriger Tätigkeit auf Anweisung des Geschäftsführers fristlos, weil dieser ihn am 15.2.2021 beleidigt hat. Der Arbeitnehmer weist die Kündigung am 03.03.2021 mangels Vollmachtsvorlage zurück. Die Kündigung ist unwirksam. Es muss eine neue Kündigung ausgesprochen werden. Eine fristlose Kündigung scheitert jetzt aber am Fristablauf. Der Arbeitnehmer scheidet also frühestens am 30.9.2021 aus.

9. Tritt die Rechtsfolge automatisch ein?

Obwohl die Kündigung durch die Zurückweisung unwirksam ist, kann der Arbeitnehmer nicht untätig bleiben. Durch den Zugang hat die Kündigung dennoch Wirkungen entfaltet, die durch ein Arbeitsgericht beseitigt werden müssen. Deswegen muss der Arbeitnehmer innerhalb von 3 Wochen nach Zugang der Kündigung Kündigungsschutzklage erheben. Sonst gilt die an sich unwirksame als wirksame Kündigung (§ 7 KSchG).

10. Kann die Zurückweisung ausgeschlossen sein?

Ausnahmsweise kann die Zurückweisung ausgeschlossen sein, wenn der Arbeitnehmer von der Vollmacht in Kenntnis gesetzt worden ist. Dazu muss der Arbeitgeber selbst den Arbeitnehmer – formlos - über die Bevollmächtigung informieren. Eine Mitteilung von anderen Personen genügt nicht.

Beispiel: In Verträgen der Zeitarbeitsbranche findet sich häufig der Hinweis, dass der Filialleiter das Arbeitsverhältnis kündigen darf.

Das Inkenntnissetzen des Arbeitnehmers muss nicht immer ausdrücklich geschehen. So nimmt das Bundesarbeitsgericht (BAG 30.05.1972 - 2 AZR 298/71)bei einem Personalleiter an, dass seine herausgehobene Stellung die Kündigungsvollmacht mit sich bringt, weil es sich um eine typische Tätigkeit eines Personalleiters handelt. Auch die Berufung zum Generalbevollmächtigten oder Prokuristen genügt. Kündigen solche Arbeitnehmer also ohne Vollmacht, scheidet eine Zurückweisung aus – wenn diese Funktionsübertragung im Betrieb ersichtlich oder bekanntgemacht worden ist.

Schließlich kann sich aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) ein Ausschluss ergeben, wenn der Arbeitnehmer den Vertreter wiederholt als solchen anerkannt hat, der Arbeitgeber also darauf vertrauen konnte, dass die Vollmacht weiter anerkannt wird. Die bloße Entgegennahme von Weisungen genügt dafür aber nicht (BAG, 5.12.19 – 2 AZR 147/19).

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