Fortbildungsvereinbarung

Rückforderung der Fortbildungskosten | Einleitung

In Zeiten des Fachkräftemangels gerät die Fortbildung der eigenen Arbeitnehmer in den Vordergrund. Doch kein Arbeitgeber investiert gerne, ohne daraus Früchte ziehen zu können. Scheitert dies, weil der Arbeitnehmer nach erfolgreicher Fortbildung kündigt, steht die Rückforderung der Fortbildungskosten im Fokus. Wer eine rechtswirksame Rückzahlungsvereinbarung getroffen hat, kann sich schadlos halten.

Rückzahlungsvereinbarung | Form und Zeitpunkt

Entscheidend ist zunächst, dass eine Vereinbarung über die Fortbildung getroffen wird, die eine ausdrückliche Abrede über die Rückzahlung enthält. Wenngleich sie grundsätzlich keiner Form bedarf, sollte sie schriftlich abgefasst werden.

Zeitlich sollte der Fortbildungsvertrag vor Beginn der Fortbildungsmaßnahme geschlossen werden, um jeden Eindruck unzulässiger Druckausübung zu vermeiden.

Rückzahlungsvereinbarung | Fortbildungszweck

Die Vereinbarung muss das Ziel der beruflichen Fort- oder Weiterbildung verfolgen. Bloße Berufsausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz scheidet also aus.

Der Abschluss des Vertrages kommt darüber hinaus nur in Betracht, wenn die Fortbildung tatsächlich im Interesse des Arbeitnehmers erfolgt. Sie muss ihm eine Verbesserung der beruflichen Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt eröffnen, was sich regelmäßig durch die Erlangung eines geldwerten Vorteils ausdrückt. Die durch die Fortbildung gewonnenen zusätzlichen Kenntnisse und Fähigkeiten müssen sich in einem anderen Arbeitsverhältnis verwerten lassen. Ob dies tatsächlich geschieht, ist irrelevant. Es reicht die ernsthafte Möglichkeit, die erhöhte Qualifikation zu nutzen. Dies kann auch in Form einer besser dotierten Stelle beim eigenen Arbeitgeber geschehen.

Eine Maßnahme im bloßen Interesse des Arbeitgebers erfüllt diese Voraussetzung nicht. Die Einarbeitung am Arbeitsplatz inklusive der Vermittlung spezieller Kenntnisse innerbetrieblicher Abläufe, die Auffrischung oder Vertiefung vorhandener Kenntnisse und kurze Lehrgänge im bisherigen Berufsfeld ohne Vermittlung eines qualifizierten Abschlusses sind also nicht geeignet, eine Rückzahlung begehren zu können.

Rückforderung der Fortbildungskosten | Bindungsdauer

Daneben ist die Dauer der Bindung des Arbeitnehmers zu beachten. Sie ist zwar nicht festgelegt und deshalb Einzelfall abhängig. Das BAG hat aber Regeln aufgestellt, die sich an der Dauer der Qualifizierungsmaßnahmen orientieren und bei deren Einhaltung regelmäßig keine Probleme drohen.

Unter Fortbildungsdauer ist dabei die Zeitspanne zu verstehen, in der der Arbeitnehmer ohne Verpflichtung zur Arbeitsleistung unter Einhaltung der Bezüge freigestellt ist. Bezüglich der Bindungsdauer gilt, dass Zeiten, in denen der Arbeitnehmer keine tatsächliche Arbeitsleistung erbringen muss (z.B. Mutterschutz, Arbeitsunfähigkeit etc), keine Verlängerung der Frist bewirken.

Rückforderung | Bindungsdauer nach BAG

Fortbildungsdauer

Bindungsdauer

bis zu einem Monat

bis zu 6 Monaten

bis zu 2 Monaten

bis zu 12 Monaten

bis zu 4 Monaten

bis zu 24 Monaten

bis zu 12 Monaten

bis zu 36 Monaten

über 24 Monate

bis zu 60 Monaten

Rückforderung der Fortbildungskosten | Transparenz

Häufig scheitern Rückzahlungsklauseln an der intransparenten Formulierung der anfallenden Kosten. Berücksichtigt werden dürfen zunächst nur tatsächliche Kosten. Dazu zählen die für Zeiten der Freistellung fortgezahlte Vergütung, Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten sowie die Kosten für die Fortbildung inklusive Lernmittel.

Insoweit ist dringend von der Angabe pauschaler Beträge abzuraten. Vielmehr sind die einzelnen Beträge dem Grunde und der Höhe nach anzugeben, soweit es möglich ist. Die Positionen sind abschließend zu bezeichnen. Deren Berechnung ist inklusive der Angabe, ob es sich um Brutto- oder Nettozahlen handelt, mitzuteilen. Dabei gilt: Wem es bei der Rückforderung möglich ist, Positionen zu berechnen, dem wäre es auch vorher möglich gewesen.

Rückzahlungsvereinbarung | ratierliche Staffelung

Die Rückzahlung ist zeitanteilig zur Bindungsdauer zu staffeln und sollte sich an Monaten orientieren.

Rückzahlungsvereinbarung | Beendigungsgründe

Schließlich bedarf es der Klärung der Beendigungsgründe, die zur Rückzahlung führen sollen. Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitnehmer der Zahlungspflicht durch Betriebstreue entgehen können muss. Deshalb können nur Gründe, die in seiner Verantwortungs-und Risikosphäre liegen, geregelt werden. Dies trifft nur auf die Kündigung aus verhaltensbedingten Gründen und die Eigenkündigung ohne Veranlassung des Arbeitgebers zu. Der Abbruch der Fortbildung kann darunter fallen; das Nichtbestehen der Prüfung ist dagegen problematisch.

Rückzahlungsforderung | Beweislast

Da der Arbeitgeber Zweifel an der Wirksamkeit der Rückzahlungsklausel ausräumen muss, ist dringend auf die Einhaltung der Voraussetzungen zu achten. Ansonsten droht die Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel. Eine Reduzierung auf das gerade noch zulässige Maß erfolgt nicht. Es gilt: Alles oder Nichts!

Kleppingstr. 20

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